1. Osoba odpowiedzialna za książkę, z ramienia Organizatorów konferencji, powinna się skontaktować z Biblioteką Główną UM w Lublinie: aleksandra.pietrzyk@umlub.pl najpóźniej na miesiąc przed terminem konferencji, w celu ustalenia szczegółów dotyczących książki.   

 2. Organizatorzy powinni umieścić w Regulaminie konferencji informacje o zasadach publikacji książki, o wybranej przez siebie licencji CC oraz o zarządzaniu prawami autorskimi do utworów.  

 3. Na stronie konferencji powinien się znaleźć wzór wybranej licencji CC (zgodny z Zarządzeniem Rektora nr 62/2019 z dnia 12 czerwca 2019 roku w sprawie gromadzenia, opracowania i udostępniania przez Bibliotekę Główną wersji cyfrowych rozpraw doktorskich bronionych w Uniwersytecie Medycznym w Lublinie, publikacji pracowników i doktorantów Uniwersytetu Medycznego w Lublinie oraz danych badawczych).   

Aktualne wzory są tymi samymi, które obowiązują przy składaniu rozpraw doktorskich (https://biblioteka.umlub.pl/profil/doktorant/przyjmowanie-dr/).

 4. Wzór licencji w j. polskim i/lub angielskim może zostać przesłany na adres osoby wskazanej przez Organizatorów konferencji do kontaktu ws. książki przez Bibliotekę, jeśli zajdzie taka potrzeba.  

 5. Umowa licencyjna do każdego utworu w książce - w dwóch identycznych egzemplarzach – musi zostać podpisana przez wszystkich współautorów.  

• Brak podpisu choćby jednego ze współautorów uniemożliwia publikację streszczenia.  

• Opiekun pracy, o ile nie jest równocześnie współautorem nie podpisuje licencji.

 6. Umowy można podpisać nie tylko w tradycyjnej formie papierowej, ale również podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub za pomocą podpisu zaufanego.  Przesłanie licencji ze skanem podpisu nie jest uznawane za skuteczne podpisanie licencji.   

 7. Utwory, co do których nie zostanie dostarczona prawidłowo podpisana licencja w dwóch egzemplarzach nie mogą być umieszczone w książce.  

 8. Redaktor/rzy książki i autor/rzy okładki muszą podpisać taką samą licencję, jak autorzy poszczególnych utworów. Tytuł utworu stanowi w tym wypadku tytuł publikacji, wraz z adnotacją o pełnionej funkcji. 

9. Niezbędne elementy, które powinny znaleźć się w publikacji:  

• okładka – powinna zawierać co najmniej informacje o tytule;  

• strona tytułowa – informacje dotyczące tytułu, osób odpowiedzialnych za książkę (redaktorzy tomu, graficy itd.), wydawca (UML), licencja, miejsce i rok wydania;  

• spis treści – rekomendowany jest spis treści linkujący do konkretnego utworu.