1. Osoba odpowiedzialna za zgłoszenie przesyła mailowo na adres cyfrowa@umlub.pl wiadomość, zawierającą przynajmniej następujące informacje:

• Temat wiadomości: KA/ OJS – zgłoszenie / podać nazwę konferencji
• Nazwa konferencji (plus informacja czy jest to konferencja z wieloma edycjami).
• Planowany tytuł książki abstraktów.
• Redaktorzy i osoby odpowiedzialne, wraz z kontaktem. Konieczne jest podjęcie decyzji odnośnie konta dla redaktora, który będzie wykonywał czynności w systemie – czy ma być ono założone dla indywidualnego adresu e-mail, czy np. na adres konferencji.
• Informacja o języku w jakim będzie publikowana książka/ zbierane abstrakty (język polski lub język angielski).
• Informacja o preferowanych datach otwarcia i zamknięcia naboru abstraktów.
• Wybór licencji (obecnie można wybrać między CC BY 4.0, a CC BY-NC-ND 4.0).
• Wytyczne dla autorów dot. abstraktów, o ile są inne od domyślnych.

[W przypadku braku innych wytycznych w serwisie pojawi się informacja z domyślnymi wytycznymi:

Abstrakt powinien zawierać:

• tytuł
• listę autorów wraz z ich afiliacjami
• informację o opiekunach wraz z ich afiliacjami
• tekst abstraktu
• słowa kluczowe ]

2. W wiadomości zwrotnej, zgłaszający otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, wraz z następującymi informacjami:

• Link do utworzonej i skonfigurowanej, na potrzeby konferencji, podstrony w serwisie
• Potwierdzenie utworzenia konta technicznego w serwisie, powiązanego ze zgłoszonym adresem e-mail
• Instrukcje dla redaktora
• Instrukcje dla autorów abstraktów
• Potwierdzenie dat otwarcia i zamknięcia naboru abstraktów

Przygotowane pliki z umową licencyjną, którą należy podpiąć na stronie konferencji oraz uwzględnić w regulaminie. Umowa musi być dostępna dla użytkowników do wglądu, natomiast w tej formule zgłaszania książek abstraktów, nie ma już konieczności ich podpisywania.

3. W uzgodnionych terminach zostanie w subserwisie udostępniona możliwość autorejestracji oraz zgłaszania abstraktów.

4. Pracownicy Biblioteki – w ramach możliwości systemu – postarają się dopasować konfigurację serwisu do wytycznych organizatorów konferencji, natomiast ścieżka akceptacji zgłoszeń nie podlega tego typu negocjacjom. Tym samym prosimy osoby, które będą pełniły role redaktorskie o postępowanie zgodnie z wytycznymi i rozwagę nad działaniami w serwisie.

5. Po zakończeniu procesu zbierania zgód, oraz weryfikacji zgłoszeń w systemie, redaktorzy przesyłają na adres cyfrowa@umlub.edu.pl książkę abstraktów do publikacji w pliku .pdf.

Tytuł maila: Książka abstraktów / nazwa konferencji

W treści maila proszę uwzględnić:

• tytuł książki abstraktów
• nazwę konferencji (jeśli inna niż tytuł)
• link do strony konferencji
• link do subserwisu, gdzie zbierane były zgodny
• dane kontaktowe osoby, zajmującej się procesami redakcyjnymi

6. Po weryfikacji zgodności zgłoszeń z danymi w publikacji, pracownicy Biblioteki publikują książkę abstraktów w PPM UMLub, o czym redaktorzy zostaną powiadomieni mailowo.