1. Osoba odpowiedzialna za książkę (z ramienia Organizatorów konferencji) powinna się skontaktować z Biblioteką Główną UM w Lublinie (cyfrowa@umlub.edu.pl) najpóźniej na miesiąc przed terminem konferencji, w celu ustalenia szczegółów dotyczących książki.   

 2. Organizatorzy powinni umieścić w regulaminie konferencji informacje o zasadach publikacji książki, o wybranej przez siebie licencji CC oraz o zarządzaniu prawami autorskimi do utworów.  

 3. Na stronie konferencji powinien się znaleźć wzór wybranej licencji CC.

Aktualne wzory są tymi samymi, które obowiązują przy składaniu rozpraw doktorskich.

Umowy:

• w języku polskim
• w języku angielskim

4. Wzór licencji w języku polskim i/lub angielskim może zostać przesłany na adres osoby wskazanej przez Organizatorów konferencji, jeśli zajdzie taka potrzeba.  

 5. Umowa licencyjna do każdego utworu w książce musi zostać podpisana – w dwóch identycznych egzemplarzach – przez wszystkich współautorów.  

• Brak podpisu choćby jednego ze współautorów uniemożliwia publikację streszczenia.  
• Opiekun pracy, o ile nie jest równocześnie współautorem, nie podpisuje licencji.

 6. Umowy można podpisać nie tylko w tradycyjnej formie papierowej, ale również podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub za pomocą podpisu zaufanego. Umowy podpisane elektronicznie powinny zostać dostarczone do biblioteki mailowo w ich oryginalnej – elektronicznej – formie.

 Przesłanie licencji ze skanem podpisu nie jest uznawane za skuteczne podpisanie licencji.   

 7. Utwory, co do których nie zostanie dostarczona prawidłowo podpisana licencja w dwóch egzemplarzach, nie mogą być umieszczone w książce.  

 8. Redaktor/rzy książki i autor/rzy okładki muszą podpisać taką samą umowę licencyjną, jak autorzy poszczególnych utworów. Tytuł utworu to tytuł publikacji, wraz z informacją o pełnionej funkcji – redaktor, oprawa graficzna itd.

9. Niezbędne elementy, które powinny znaleźć się w publikacji:  

• okładka – powinna zawierać co najmniej informacje o tytule;  

• strona tytułowa – informacje dotyczące tytułu, osób odpowiedzialnych za książkę (redaktorzy tomu, graficy itd.), wydawca (UML), licencja, miejsce i rok wydania;  

• spis treści – rekomendowany jest spis treści linkujący do konkretnego utworu;
• jeśli wykorzystywane są loga sponsorów/patronów – obowiązkowo należy dodać formułkę “Wszelkie nazwy, marki handlowe oraz loga pojawiające się w książce są własnością ich odpowiednich właścicieli i zostały użyte wyłącznie w celach informacyjnych i promocyjnych.”