1. Osoba odpowiedzialna za książkę, z ramienia Organizatorów konferencji, powinna się skontaktować z Biblioteką Główną UM w Lublinie (cyfrowa@umlub.edu.pl) najpóźniej na miesiąc przed terminem konferencji, w celu ustalenia szczegółów, dotyczących książki.   

 2. Organizatorzy powinni umieścić w regulaminie konferencji informacje o zasadach publikacji książki, o wybranej przez siebie licencji CC oraz o zarządzaniu prawami autorskimi do utworów.  

 3. Na stronie konferencji powinien się znaleźć wzór wybranej licencji CC.

Aktualne wzory są tymi samymi, które obowiązują przy składaniu rozpraw doktorskich (https://biblioteka.umlub.pl/profil/doktorant/przyjmowanie-dr/).

Umowy:

• w języku polskim
• w języku angielskim

 4. Wzór licencji w języku polskim i/lub angielskim może zostać przesłany na adres osoby wskazanej przez Organizatorów konferencji do kontaktu ws. książki przez Bibliotekę, jeśli zajdzie taka potrzeba.  

 5. Umowa licencyjna do każdego utworu w książce - w dwóch identycznych egzemplarzach – musi zostać podpisana przez wszystkich współautorów.  

• Brak podpisu choćby jednego ze współautorów uniemożliwia publikację streszczenia.  
• Opiekun pracy, o ile nie jest równocześnie współautorem nie podpisuje licencji.

 6. Umowy można podpisać nie tylko w tradycyjnej formie papierowej, ale również podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub za pomocą podpisu zaufanego. Umowy podpisane elektroniczne powinny zostać do biblioteki dostarczone mailowo w ich oryginalnej – elektronicznej – formie.

 Przesłanie licencji ze skanem podpisu nie jest uznawane za skuteczne podpisanie licencji.   

 7. Utwory, co do których nie zostanie dostarczona prawidłowo podpisana licencja w dwóch egzemplarzach nie mogą być umieszczone w książce.  

 8. Redaktor/rzy książki i autor/rzy okładki muszą podpisać taką samą umowę licencyjną, jak autorzy poszczególnych utworów. Tytuł utworu stanowi w tym wypadku tytuł publikacji, wraz z adnotacją o – pełnionej przez licencjodawcę – funkcji. 

9. Niezbędne elementy, które powinny znaleźć się w publikacji:  

• okładka – powinna zawierać co najmniej informacje o tytule;  

• strona tytułowa – informacje dotyczące tytułu, osób odpowiedzialnych za książkę (redaktorzy tomu, graficy itd.), wydawca (UML), licencja, miejsce i rok wydania;  

• spis treści – rekomendowany jest spis treści linkujący do konkretnego utworu;
• jeśli wykorzystywane są loga sponsorów/patronów – formułka “Wszelkie nazwy, marki handlowe oraz loga pojawiające się w książce są własnością ich odpowiednich właścicieli i zostały użyte wyłącznie w celach informacyjnych i promocyjnych.”